Por Gabriela Otto

Uma solicitação de proposta (RFP) é um documento que solicita propostas, muitas vezes feitas por meio de um processo de licitação, por uma agência ou empresa interessada na aquisição de uma mercadoria, serviço ou ativo valioso, a potenciais fornecedores para apresentar propostas comerciais. É apresentado no início do ciclo de aquisição, seja no estudo preliminar ou na fase de aquisição.

Se perguntarmos para hotéis, TMCs ou gestores de viagens, todos terão a mesma resposta sobre a época dos ‘benditos’ RFPs: um processo ‘chato’ e ultrapassado.

Mas será que o mercado está pronto para dar o próximo passo?

Um estudo da GBTA com 161 gestores de viagem mostrou que 66% deles estão satisfeitos com o processo de contratação de hotéis, e explicam que não vêem razão para inovar um processo tático, ou não sabem como.

Mas não é exatamente de inovação que nossa indústria precisa?

Será que o velho ‘envio em setembro, aceite em outubro, carregamento em novembro, disponível em janeiro’ seguirá intocável por outras tantas décadas?

Do lado dos buyers: reunir dados, enviar ofertas, negociar, negociar novamente, negociar mais uma vez, assinar um contrato, verificar o carregamento dos preços, verificar a disponibilidade dos preços, começar tudo de novo. Ufa!

E abaixo os critérios que mais os influenciam na seleção de um hotel:

Do lado dos hotéis: RFP entra na comercialização como a força contrária ao esforço e investimento em recursos tecnológicos e humanos para implementar revenue management, preços dinâmicos, acordos de curto prazo, desintermediação, compra online, etc. E tudo isso, muitas vezes, com dados imprecisos e incompletos para a tomada de decisão, em função de um database ineficiente.O diretor de vendas da MGM Resorts International, Michael Dominguez, diz: “Estamos muito aquém da velocidade da mudança que precisamos. Dizemos que somos inovadores, mas somos inovadores em termos de produto. Precisamos começar a ser mais inovadores no processo“.

Alguns especialistas arriscam palpites sobre o RFP no futuro:

• Contratos que continuarem de longo prazo incluirão um mix de tarifas fixas, descontos dinâmicos por hotel, e monitoramento diário.
• Expansão das empresas de ‘sourcing’, que negociam em nome dos gestores, e tem 75% de aprovação dos mesmos.
• Programas limitados a hotéis onde tenham, por exemplo, 100 diárias ou mais.
• O desempenho do hotel e da marca será monitorado em tempo real.
• Se uma negociação não acontecer naquele momento ou se o mercado tiver mudado, a empresa ou o hotel poderão cancelar o contrato e um novo RFP poderá ser solicitado. Isso substituirá a negociação somente anual.

Além disso, existem muitos outros itens a serem otimizados em termos de potencial de inovação:

·       Pagamentos

·       Expenses Reports (Relatório de Despesas)

·       Duty of Care (que podem estar integrado no processo de RFP)

Contratos flexíveis, conectados com a dinâmica de mercado poderiam ser a solução definitiva. Os SMART CONTRACTS, por exemplo. Estamos falando de contratos inteligentes, fáceis e seguros, onde cláusulas e consequências são pré programadas e, quando as partes fecham por meio de um clique, tudo fica ativado, facilitando cobranças e acompanhamento de processos.

A automação proporcionada pelo contrato autoexecutável inteligente exige menos intervenção humana. Um smart contract fortalece esses acordos com códigos e as regras são automaticamente aplicadas sem precisar de terceiros.

O fornecedor e o cliente acordam em relação às regras (incluindo a possibilidade de usar criptomoedas para pagamento). Por exemplo, se o contratante não cumprir um número ‘x’ de RNs até tal data, ele ativa automaticamente uma outra tarifa em função do não cumprimento da meta. Ou até, se o cliente não cumprir com o número de RNs acordado, ele pode devolver ou até revender para outro cliente, dentro do smart contract, aquele inventário.

O Smart Contract também eliminaria os intermediários (TMCs), que voltariam a agregar valor às empresas através dos microservices como:

·       Check-in ou check out automático pelo whatsapp

·       Relatório de despesas Gerado automático, integrado com o sistema de pagamento

·       Determinada categoria de apartamento para um certo tipo de reuniões.

·       Etc.

Em resumo, mesmo sabemos que os clientes mudam, as equipes mudam, e os padrões de viagem mudam, a indústria de viagens corporativas é lenta para mudar, e o processo contratual estático é um exemplo disso.

Flexibilidade será a base da contratação de hotéis no futuro (próximo).

E você?  Qual seu time?

1. Vida Longa ao RFP! Melhor processo já inventado ever…
2. Ok manter, mas definitivamente precisa ser modernizado.
3. Coisa do passado! Precisamos inovar JÁ!